Au cours du cycle de vie d’une réclamation, il peut s’effectuer plusieurs affectations à de nombreuses personnes ou compagnies (parfois la même personne ou compagnie) pour différentes raisons. La fonctionnalité Affectation dans Mobile Claims et dans Claims Connect permet aux utilisateurs de suivre chaque affectation individuellement et d’identifier les utilisateurs et les devis liés à une réclamation particulière.


Types d’affectation

L’administrateur d’une compagnie peut créer de nouveaux types d’affectations et les nommer selon les besoins de la compagnie. Un utilisateur peut sélectionner un type d’affectation depuis cette liste quand il envoie des affectations. Les noms des nouveaux types servent à identifier l’objectif de l’affectation pour la compagnie ou l’utilisateur qui reçoit l’affectation. En plus de définir un nom pour chaque nouveau type d’affectation, l’Administrateur peut choisir quels statuts d’affectation pourront être appliqués à ce type d’affectation.


Comment créer un nouveau type d’affectation

  1. Se connecter sur Claims Connect en tant qu’administrateur.
  2. Depuis le menu Administration, sélectionner Types d’affectation.
  3. Cliquer sur Créer une nouveau type d’affectation.
  4. Saisir un Nom pour l’affectation.
  5. Facultativement, saisir un Code. Les codes d’affectation servent à identifier les affectations dans l’API pour l’échange de données avec des tiers systèmes.
  6. Facultativement, sélectionner Type d’affectation par défaut. Cette désignation ne peut s’appliquer qu’à un seul type d’affectation. Le type par défaut est celui qui sera affiché en premier quand est en train d’affecter une réclamation.
  7. Choisir le statut d’affectation approprié.
  8. Saisir des Notes à inclure dans l’affectation s’il y a lieu.
  9. Cliquer sur Enregistrer.

Comment modifier un type d’affectation

  1. Se connecter sur Claims Connect en tant qu’administrateur.
  2. Depuis le menu Administration, sélectionner Types d’affectation.
  3. Cliquer sur le nom de l’affectation à modifier.
  4. Effectuer les modifications requises.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

Comment supprimer un type d’affectation

  1. Se connecter sur Claims Connect en tant qu’administrateur.
  2. Depuis le menu Administration, sélectionner Types d’affectation.
  3. Cliquer sur le nom de l’affectation à supprimer.
  4. Cliquer sur Supprimer.

N.B.  : Vous ne pouvez pas supprimer le type d’affectation si Type d’affectation par défaut est sélectionné.



Explorateur de la réclamation : Participants

Les compagnies et les utilisateurs associés à une réclamation sont affichés dans la section Participants de l’explorateur de la réclamation.

Le rôle de la compagnie (ex. Initiateur, Affectée ou Partenaire) se trouve après son nom. Pour voir les différentes informations liées à une compagnie :

  • Cliquer sur le nom d’une compagnie pour afficher les renseignements de la compagnie, incluant ses coordonnées et les notes ajoutées par la compagnie, s’il y a lieu.
  • Cliquer sur le symbole plus (+) à gauche du nom de la compagnie pour voir les utilisateurs de cette compagnie qui sont associés avec la réclamation. Le rôle suit le nom de chaque utilisateur dans la réclamation.
  • Cliquer sur un utilisateur pour afficher son numéro de téléphone et son adresse courriel.


Types de Participants

Participant – Tout utilisateur associé avec la réclamation Symbility est considéré comme un participant. Un utilisateur doit être un participant pour pouvoir apporter des changements à une réclamation ou l’imprimer. Un utilisateur peut choisir de s’ajouter comme participant à n’importe quelle réclamation qui lui est visible, ou il peut être ajouté par un autre utilisateur.

Affectée – Utilisateur interne – une personne d’une compagnie qui reçoit l’affectation est considérée comme étant le propriétaire de cette affectation. Le terme “Affectée” sera affiché à côté du nom de l’utilisateur dans liste des participants. Un utilisateur ne peut pas envoyer une affectation à soi-même pour une réclamation.

Affectée – Fournisseur – Une compagnie peut affecter les réclamations à d’autres compagnies. Une compagnie qui reçoit une affectation peut ajouter des utilisateurs internes en tant que participants ou affectées. Seules les compagnies d’assurance, des réseaux d’entrepreneurs en construction et de grandes entreprises d’experts en sinistres indépendantes peuvent affecter une réclamation à une autre compagnie. Les autres types de compagnies peuvent ajouter des compagnies partenaires à des réclamations.

Partenaire – Une affectation partenaire est une affectation faite d’une compagnie à une autre de type similaire. Si la compagnie qui ajoute le partenaire a déjà une affectation dans la réclamation, le partenaire sera associé avec une affectation existante de la compagnie qui ajoute le partenaire. Les compagnies d’assurance ne peuvent pas ajouter des partenaires à une réclamation.

N.B. : Les utilisateurs internes peuvent recevoir des affectations de type fournisseur et des affectations de type partenaire.


Consulter la liste des participants

Depuis Claims Connect, cliquer sur Participants dans l’explorateur de la réclamation pour afficher une liste des affectations et les utilisateurs associés à chacune. Quand un utilisateur est associé à de multiples affectations, le nom de l’utilisateur apparaitra une fois pour chaque affectation. Ce tableau inclut:

  • Affectation
  • Nom de la compagnie
  • Type de compagnie
  • Affecté/Ajouté
  • Prénom
  • Nom
  • Rôle
  • Notifications
  • Autorité transférée

N.B. : Dans chaque affectation, une compagnie peut désigner un utilisateur comme étant l’expert en sinistres ou l’évaluateur primaire de l’affectation. Pour les réclamations avec plusieurs affectations, l’initiateur de la réclamation peut désigner un des utilisateurs primaires d’une affectation (expert en sinistres ou évaluateur) comme étant le primaire pour la réclamation entière. Le rôle de cet utilisateur est indiqué par un astérisque (*) dans la liste des participants.


Comment changer le rôle d’un utilisateur

  1. Dans Claims Connect, ouvrir la réclamation.
  2. Cliquer sur le nom de l’affectation.
  3. Sélectionner l’onglet Participants.
  4. Cliquer sur la ligne de l’utilisateur à modifier.  

    N.B.  : Les informations de la compagnie s’afficheront quand l’utilisateur clique sur le nom de la compagnie.

  5. Sélectionner le bon Rôle de la réclamation.
  6. Cliquer sur Enregistrer.
  7. Cliquer sur Enregistrer pour retourner à la réclamation.

Comment consulter les détails de propriété d’une réclamation dans Claims Connect

  1. Dans Claims Connect, ouvrir la réclamation.
  2. Cliquer sur Participants dans l’explorateur de la réclamation.
  3. Cliquer sur la ligne de l’utilisateur qui est le Propriétaire actuel. Dans la section Propriété est affiché le nom de l’appareil sur lequel l’utilisateur a acquiert la propriété, ainsi que la date et l’heure de l’acquisition de la propriété. N.B.  : Les informations de la compagnie s’afficheront quand l’utilisateur clique sur le nom de la compagnie.
  4. Cliquer sur Voir la propriété de la réclamation. La liste qui s’affichera contient toutes les pages de la réclamation dont l’utilistateur est propriétaire.
  5. Cliquer sur Fermer pour retourner à la page Participants.
  6. Cliquer sur Enregistrer pour retourner à la réclamation.



Retirer la propriété

Le retrait de la propriété devrait être utilisé seulement s’il n’y a pas d’alternative pour enlever un utilisateur comme propriétaire d’une réclamation. Quand la propriété est retirée d’un utilisateur, tous les ajouts et les modifications qu’il a faits dans la réclamation qui n’ont pas été téléversées à Claims Connect seront perdus de façon permanente.

Seuls les utilisateurs qui répondent à un des critères suivants sont en mesure de retirer la propriété d’un utilisateur :

  • L’utilisateur retire sa propre propriété.
  • L’utilisateur possède des droits d’administrateur pour la compagnie de l’utilisateur de qui la propriété sera retirée.
  • L’utilisateur possède des droits d’administrateur pour la compagnie initiatrice.

Comment retirer la propriété

  1. Dans Claims Connect, ouvrir la réclamation.
  2. Cliquer sur Participants dans lexplorateur de la réclamation.
  3. Cliquer sur la ligne de l’utilisateur qui est le Propriétaire actuel. N.B. : Les informations de la compagnie s’afficheront quand l’utilisateur clique sur le nom de la compagnie.
  4. Cliquer sur Retirer la Propriété.
  5. LIRE L’AVERTISSEMENT:


  6. Cliquer sur OK.
  7. Cliquer sur Enregistrer pour retourner à la réclamation.


Affectations

La section Affectations se trouve dans L’explorateur de la réclamation après la section Participants.

Dès sa création, chaque nouvelle réclamation aura une affectation de type Initiateur. Tout utilisateur de la compagnie Initiatrice qui est ajouté en tant que participant (sans affectation) fera partie de l’affectation Initiateur.

D’autres affectations seront ajoutées à la liste au fur et à mesure qu’ils sont créés. Quand une compagnie déjà affectée à une réclamation crée une leur propre affectation, celle-ci apparaitra comme sous-section de leur affectation.

Envoyer une affectation à une autre compagnie

Une compagnie peut ajouter une autre compagnie à une réclamation soit en tant que partenaire ou en tant que fournisseur. Les compagnies qui gèrent un réseau d’entrepreneurs en construction ou des experts en sinistres indépendants ont le choix entre deux options.

Quand un réseau est affecté à une réclamation par une autre compagnie, la procédure de révision sera basée sur la manière dont le réseau affecte la réclamation à d’autres compagnies.

  • Si une compagnie sous-affecte la réclamation à une autre compagnie en tant que fournisseur, le devis écrit par la compagnie sous-affectée doit obligatoirement être révisé et approuvé par la compagnie qui a envoyé l’affectation avant que l’initiateur de la réclamation puisse le réviser.
  • Si une compagnie sous-affecte la réclamation à une autre compagnie en tant que partenaire, la compagnie qui a envoyé l’affectation n’est pas obligée de réviser le devis écrit par la compagnie sous- affectée avant que l’initiateur de la réclamation puisse le réviser.

Comment affecter une réclamation à un fournisseur

  1. Cliquer sur Affecter cette réclamation. L’utilisateur devra peut-être cliquer sur l’onglet Liste de fournisseurs pour afficher la liste des fournisseurs approuvés.
  2. Sélectionner le fournisseur désiré en cochant la case correspondante.
  3. Pour affecter la réclamation à un utilisateur spécifique dans la compagnie du fournisseur, cliquer sur le symbole plus (+) à gauche et ensuite cocher la case correspondant à la personne désirée.
  4. Cliquer sur Affecter les fournisseurs sélectionnés. 
  5. Sélectionner le Type d’affectation.
  6. Ajouter ou modifier les Notes à envoyer avec l’affectation, s’il y a lieu.
  7. Cliquer sur Affecter.

Avant qu’un fournisseur puisse modifier la réclamation, il doit accepter l’affectation. L’utilisateur sera guidé à accepter ou à refuser l’affectation quand il acquiert la propriété de la réclamation dans Mobile Claims, ou en cliquant sur l’affectation dans Claims Connect. Le type de l’affectation et les notes saisies seront visibles dans le message. Si le fournisseur refuse l’affectation, il est enlevé automatiquement de la réclamation en tant que participant.

Dans Claims Connect, le fournisseur peut ouvrir la réclamation et décider de l’accepter ou de le refuser.

Si l’utilisateur choisit de refuser une affectation, il peut indiquer la raison pour le refus. Les autres utilisateurs de la réclamation recevront une notification de refus de la réclamation si ce type de notification est activé pour leur compte.

N.B.  : S’il existe plusieurs affectations au même fournisseur dans une seule réclamation, le fournisseur devra accepter ou refuser chaque affectation individuellement.

 

Comment ajouter une compagnie partenaire à une réclamation

  1. Cliquer sur Ajouter Participant dans la boîte Commandes dans Claims Connect, ou dans l’explorateur de la réclamation dans Mobile Claims.  N.B. : une connexion Internet est requise pour pouvoir ajouter des participants à une réclamation depuis Mobile Claims.
  2. Sélectionner au moins une compagnie de la section Ma liste de partenaires.
    • Pour ajouter une personne spécifique de la compagnie, cliquer sur le symbole plus (+) à gauche et ensuite cocher la case correspondant à la personne désirée.
  3. Cliquer sur Affecter les partenaires sélectionnés.
    • Si la compagnie qui ajoute le partenaire n’a pas créé la réclamation, il faudra sélectionner une compagnie dans le champ Sous l’affectation pour y associer l’utilisateur et cliquer sur Ajouter.


Ajout d’utilisateurs internes à une réclamation


La façon d’ajouter des utilisateurs internes à une réclamation varie selon le rôle de la compagnie qui veut ajouter ses utilisateurs internes.

La compagnie qui a créé la réclamation peut ajouter des utilisateurs internes d’une des 3 façons suivantes :

  1. Ajouter l’utilisateur en tant que participant à la réclamation.
  2. Affecter l’utilisateur à une nouvelle affectation.
  3. Affecter l’utilisateur à une affectation existante pour une autre compagnie.

La compagnie qui est affectée à une réclamation peut ajouter des utilisateurs internes :

  1. En tant que participant dans une affectation existante provenant de la personne qui a envoyé l’affectation.
  2. En faisant une nouvelle affectation.
  3. En tant qu’utilisateur dans une affectation existante pour une autre compagnie.


Comment ajouter un utilisateur en tant que participant à une réclamation/affectation

  1. Cliquer sur Ajouter un participant dans la boîte Commandes dans Claims Connect, ou dans Lexplorateur de la réclamation dans Mobile Claims. N.B. : Une connexion Internet est requise pour pouvoir ajouter des participants à une réclamation depuis Mobile Claims.
  2. Sélectionner au moins un utilisateur dans la section Ma Compagnie.
  3. Cliquer sur Affecter les utilisateurs sélectionnés.
  4. Si la compagnie qui ajoute un utilisateur n’a pas créé la réclamation, sélectionner une compagnie dans le champ Sous l’affectation pour y associer l’utilisateur et cliquer sur Ajouter.


Comment créer une nouvelle affectation interne

  1. Cliquer sur Affecter cette réclamation.
    • L’utilisateur devra peut-être cliquer sur l’onglet utilisateurs internes pour afficher la liste de tous les utilisateurs dans leur compagnie qui ne participent pas actuellement à la réclamation.
  2. Sélectionner les utilisateurs internes en cochant les cases correspondants à gauche et ensuite cliquer sur Affecter les utilisateurs internes sélectionnés en bas de la liste.
  3. Sélectionner Nouvelle Affectation.
    • Si vous n’êtes pas l’initiateur de la réclamation, sélectionner Affectation existante puis choisir l’affectation à laquelle la nouvelle affectation devrait être associé.
  4. Sélectionner le Type d’affectation.
  5. Ajouter ou modifier les Notes à envoyer avec l’affectation, s’il y a lieu.
  6. Cliquer sur Affecter.


Comment ajouter un utilisateur interne à une affectation existante de fournisseur/partenaire

  1. Cliquer sur Affecter cette Réclamation.
    • L’utilisateur devra peut-être cliquer sur l’onglet Utilisateurs internes pour afficher la liste de tous les utilisateurs dans leur compagnie qui ne participent pas actuellement à la réclamation.
  2. Sélectionner les utilisateurs en cochant les cases correspondants à gauche et ensuite cliquer sur Affecter les utilisateurs internes sélectionnés au bas de la liste.
  3. Sélectionner Affectation Existante.
  4. Choisir l’affectation depuis la liste.
  5. Cliquer sur Affecter.