Documents

Des documents variés peuvent être joints à une réclamation. La taille de chaque document ne doit pas dépasser 1Mo. Pour un document de taille supérieure, il est possible d'obtenir l'espace additionnel nécessaire en contactant l'Équipe de soutien technique Symbility. Des dossiers peuvent être créés dans la section Documents de l’Explorateur de la réclamation et il se peut qu’un utilisateur voit une structure de dossiers commune déjà définie par un administrateur de la compagnie.

Les documents et les dossiers peuvent être joints et gérés autant à partir de Claims Connect qu’à partir de Mobile Claims. Tout document ou dossier peut être partagé. De plus, certains utilisateurs peuvent modifier les permissions associées aux documents et aux dossiers.


Gestion des dossiers de documents

À partir de Mobile Claims et de Claims Connect, les fichiers peuvent être ouverts ou copiés à un autre endroit.

N.B. : Pour ouvrir un fichier, il faut disposer du logiciel approprié pour le format du fichier sur son ordinateur.


Comment ajouter un dossier avec Mobile Claims

1. Cliquer avec le bouton droit sur Documents ou sur n’importe quel dossier existant dans l’Explorateur de la réclamation.

2. Cliquer sur Ajouter un dossier.

3. Saisir un nom pour le nouveau dossier qui apparait.


Renommer ou supprimer les dossiers

Vous pouvez renommer ou supprimer un dossier que vous avez créé ou dont vous avez la propriété en cliquant avec le bouton droit sur le dossier, puis en choisissant Renommer ou Supprimer.

N.B. : Si un dossier est supprimé, tous les contenus seront également supprimés. Un message s’affichera pour demander la confirmation quand un utilisateur tente de supprimer un dossier.


Gestion des documents

Les documents ajoutés à une réclamation apparaitront sous le nœud  Documents (dans le dossier auquel ils ont été ajoutés, s’il y a lieu) suivi du nom de la compagnie de l’utilisateur ainsi que la date et l’heure auxquelles le document a été ajouté. Des types de fichiers qui peuvent être ajoutés à la réclamation comprennent, entre autres, des .doc/.docx, .xls/.xlsx, .pdf, .jpg et des pièces jointes aux courriels.


Comment ajouter un document avec Mobile Claims

Uniquement dans Mobile Claims, les documents peuvent être ajoutés en glissant et en déplaçant. Glisser et déplacer au moins un fichier sur le nœud  Documents, sur un dossier existant ou sur un document existant dans la réclamation.

OU

1. Faire un clic droit sur Documents dans l’Explorateur de la réclamation puis cliquer sur Ajouter un document.

2. Dans la fenêtre de navigation, naviguez au fichier et sélectionnez-le.

3. Cliquer sur Ouvrir.

N.B. : Quand un document est ajouté avec Mobile Claims, son estampille temporelle indiquera la date et l’heure du premier téléversement de la réclamation vers Claims Connect après l’ajout du document.


Comment consulter/enregistrer les documents dans une réclamation

Avec Mobile Claims:

1. Cliquer deux fois sur le document dans l’Explorateur de la réclamation.

2. Sélectionner Ouvrir pour consulter le document ou Enregistrer pour sauvegarder une copie.

N.B. : Un document ne peut être consulté que si l’utilisateur dispose du logiciel approprié pour le format du fichier sur son ordinateur.


Partager des documents

Quand un utilisateur ajoute un document à une réclamation, le document est automatiquement visible pour tous les utilisateurs de la même compagnie. L’utilisateur peut partager les documents manuellement avec les participants d’une autre compagnie. Des documents et des dossiers peuvent être partagés avec l’Initiateur, les Affectés, et les Partenaires. Les options de partage seront disponibles selon le rôle de la compagnie de l’utilisateur dans la réclamation et selon les autres compagnies qui y participe.


Comment partager les documents et les dossiers dans une réclamation

Avec Mobile Claims :

1. Faire un clic droit sur le document ou le dossier à partager.

2. Choisir l’option de partage appropriée.

3. Enregistrer puis téléverser la réclamation.

N.B. : Les documents et les dossiers ajoutés par un participant qui reçoit une affectation seront partagés par défaut avec l’initiateur de la réclamation ainsi que ceux qui ont envoyé l’affectation.



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