Les documents de l'onglet DOCUMENTATION sont l'endroit où vous pouvez ajouter des documents justificatifs à un dossier de réclamation (par exemple, des factures, des rapports ou d'autres documents). Des documents individuels et des dossiers/sous-dossiers de documents peuvent être ajoutés selon les besoins, par un simple glisser-déposer dans Mobile Claims et Claims Connect.
Travailler avec des documents - Remarques importantes
De nombreux types de fichiers peuvent être ajoutés : par exemple, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .txt, .jpg et les pièces jointes aux courriels.
Les documents ne peuvent pas être imprimés directement à partir de Symbility Claims Connect ou Mobile Claims, ou en tant que partie de votre impression de la réclamation. Cependant, pour plus d'efficacité, il est possible d'ouvrir directement le fichier depuis Symbility avec l'application qui gère ce type de fichier, et de l'imprimer à partir de cette application.
La taille maximale des documents est de 1,0 Mo. Contactez le service clientèle de Symbility si vous avez besoin d'aide concernant la taille des fichiers.
Les documents peuvent être partagés avec d'autres participants à votre demande. Vous pouvez choisir de partager (ou de ne pas partager) les documents entre les entreprises.
Comment ajouter un document à partir de Mobile Claims
Glissez et déposez un ou plusieurs fichiers sur le nœud Documents, dans un dossier existant ou sur un document déjà attaché à la réclamation. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur Documents dans l'Explorateur de sinistres et sélectionner Ajouter un document.
Comment ajouter un document à partir de Claims Connect
Glissez-déposez pour ajouter des documents sur votre ordinateur. Vous pouvez également naviguer jusqu'à votre document, puis cliquer sur Ouvrir. Le document sera ajouté à la réclamation.
Comment télécharger et visualiser un document, ou l'enregistrer dans vos fichiers locaux ?
Réclamations mobiles : pour visualiser un document dans Réclamations mobiles, cliquez sur le document pour l'ouvrir.
Si vous n'avez pas ajouté le document dans votre instance de Mobile Claims, vous devez d'abord le télécharger. L'option de téléchargement est disponible à côté du nom du fichier. Si le nom du fichier est long, cette option peut ne pas être immédiatement visible - pour voir la boîte de téléchargement, redimensionnez l'Explorateur de Réclamations en maintenant votre souris sur la boîte bleue entourant l'Explorateur de Réclamations. Relâchez la souris une fois que l'explorateur de réclamations est redimensionné.
Pour télécharger le document, cliquez une fois pour cocher la case Télécharger, puis cliquez sur le petit bouton Synchroniser à droite. Vous pourrez alors ouvrir, visualiser et imprimer le document.
Une fois le document téléchargé, double-cliquez sur le document dans l'explorateur de réclamations. Il s'ouvrira dans le type d'application normalement utilisé pour ouvrir ce fichier (par exemple, Microsoft Word pour un fichier Docx. ou un visualiseur PDF pour un PDF.) Vous pouvez ensuite l'enregistrer localement ou l'imprimer à partir de l'application externe.
Claims Connect :
Pour ouvrir un document à partir de Claims Connect : cliquez sur Documents sous l'onglet DOCUMENTATION. Les documents ajoutés à un sinistre s'affichent. Cliquez sur le document et choisissez le lien "Ouvrir le fichier" afin d'ouvrir le fichier dans l'application appropriée.
Partage des documents
Un document que vous ajoutez à une demande est automatiquement visible par tous les utilisateurs de votre entreprise. Les documents doivent être partagés pour pouvoir être consultés par les participants d'autres entreprises. Si une réclamation vous a été attribuée par une entreprise initiatrice ou intermédiaire, le partage avec l'entreprise ou les entreprises qui vous ont attribué la réclamation sera activé par défaut sur les documents. Vous pouvez désactiver le partage si vous le souhaitez.
Dans l'ensemble, les documents et les dossiers peuvent être partagés avec le créateur, les cédants, les cessionnaires et les homologues. Les options disponibles varient en fonction du rôle de votre entreprise dans la réclamation et des autres entreprises qui participent à la réclamation.
Remarque : les autorisations de partage de certains dossiers de documents par défaut peuvent être prédéfinies par un administrateur de la société dans le cadre de la structure du sinistre. Ces autorisations de partage s'appliquent également à tous les documents et sous-dossiers du dossier par défaut, quelle que soit la personne qui les a ajoutés. Les autorisations de partage prédéfinies pour un dossier par défaut ne peuvent pas être modifiées.
Pour partager ou annuler le partage d'un document :
Dans Réclamations mobiles, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document. Choisissez l'option de partage que vous préférez. Après avoir enregistré et téléchargé la réclamation, le document sera visible par la société à laquelle il est destiné.
Dans Claims Connect, cliquez sur les trois points en bas à droite du document et sélectionnez View properties pour afficher la fenêtre d'information du document. Utilisez les cases à cocher "Partager avec" pour définir les entreprises qui pourront accéder à votre document.
Partager un dossier
Si vous avez ajouté un sous-dossier de documents aux Documents d'une réclamation, vous pouvez également partager ce sous-dossier facilement.
Dans Claims Connect : Cliquez sur Partager sous DOCUMENTS et choisissez l'option de partage que vous préférez.
Dans Mobile Claims : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Partager avec en haut pour ouvrir une fenêtre Partager un nouveau dossier avec, et sélectionnez l'option que vous préférez.
Suppression de documents
Dans Mobile Claims : Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option "Supprimer" dans le menu.
Dans Claims Connect : Cliquez sur les trois points en bas à droite du document pour ouvrir la fenêtre du document. Cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez "Supprimer".
Si vous avez partagé un document avec une autre société, celle-ci sera également en mesure de supprimer le document partagé.
Questions fréquemment posées sur les documents :
Pourquoi ne vois-je pas l'option de partager ou de supprimer mon document dans Claims Connect ?
Pourquoi l'option Partager avec... ou supprimer est-elle grisée lorsque je clique avec le bouton droit de la souris sur un document dans Mobile Claims ?
Afin de modifier des documents dans Claims Connect ou Mobile Claims, il est nécessaire de participer à la réclamation et d'avoir la propriété du document.
Si un autre utilisateur de votre entreprise est propriétaire du document, assurez-vous qu'il l'a libéré pour que vous puissiez apporter les modifications nécessaires.
Si vous n'êtes pas propriétaire de la réclamation, vous pourrez visualiser et imprimer le fichier, mais vous ne pourrez pas le supprimer ni modifier les autorisations de partage.
J'ai ajouté un document dans Mobile Claims, pourquoi ne le vois-je pas dans Claims Connect/pourquoi quelqu'un d'autre ne voit-il pas mon document ?
Si vous avez ajouté un document dans Mobile Claims, assurez-vous que vos documents ont été téléchargés afin qu'ils soient visibles à partir de Claims Connect et pour les autres utilisateurs. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter la FAQ "Pourquoi est-ce que je vois une image complète non téléchargée ou des documents non téléchargés ?"
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